10 Tools für dein business als virtuelle assistenz

Dein Start in die Virtuelle Assistenz

Startest du gerade als VA so richtig durch und bist motivert von Anfang an die besten Tools zu finden? Ich kann mich noch gut daran erinnern, wie es bei mir damals gewesen ist. Ich konnte mir auch überhaupt nicht vorstellen, wie es funktionieren soll virtuell zu arbeiten.

Deshalb stelle ich dir meine 10 liebsten Tools vor, die wirklich nützlich sind und in deinem Werkzeugkasten als Virtuellen Assistenz nicht fehlen dürfen.

TOOLS & DINGE DIE DU WIRKLICH BRAUCHST

1. Deine Ausstattung

Bevor du nun impulsiv das MacBook und die neueste WebCam auf Klarna-Rechnung losshoppst, warte bitte kurz… It’s all good! Zum Starten reicht ein durchschnittlicher Laptop absolut aus. Mache dir vor allem zu Beginn keinen übermäßigen Druck, ob du ein separates Mikrofon, den neuesten Prozessor oder einen riesigen Arbeitsspeicher brauchst. 

Wenn du nach und nach mehrere Kund:innen unterstützen durftest, wirst du mit der Zeit merken, ob du nun vielleicht mit größeren Datenmengen arbeitest oder häufig Meetings oder Erstgespräche hast, für die deine integrierte WebCam nicht mehr ausreicht. Du weißt daraufhin, an welchen Stellen es deiner Ausstattung konkret mangelt und kannst damit gezielt deine ersten Ausstattungsinvestitionen tätigen. So sparst du dir nicht nur Nerven, sondern auch eine Menge Geld an unnötigem Schnickschnack. 

#2 videokonferenzen: ZOOM

 

Beflügelt durch die Pandemie wurde Zoom innerhalb kürzester Zeit zum bekanntesten Anbieter unter den Videokonferenz-Tools. Auch als VA wirst du um Zoom nicht herumkommen, denn die allermeisten (Einzel-)Unternehmen arbeiten hiermit. Gemeinsam kannst du dich mit deinen Kund:innen in wöchentlichen oder monatlichen Meetings austauschen. Außerdem bietet dir Zoom eine Aufzeichnungsfunktion, mit der du z.B. Einarbeitungscalls oder wichtige Besprechungen entspannt mitschneiden kannst. Aber auch deine Erstgespräche, Masterminds oder virtuellen Kaffee-Dates mit Kolleg:innen bieten sich über Videokonferenzen an.

#3 Buchhaltungsprogramm & Geschäftskonto

 

Ein weiteres Must-Have in deinem Online-Business ist ein Buchhaltungsprogramm über das du deine Rechnungen und Angebote ausstellen und dokumentieren kannst. Hierfür gibt es zahlreiche gute Anbieter, wie Lexware oder Papierkram

Daran anknüpfend empfehle ich dir, ein Geschäftskonto zu eröffnen, um alle monatlichen Einnahmen und Ausgaben getrennt von deinem privaten Bankkonto zu führen. Das Geschäftskonto kannst du bei deiner Hausbank / Online-Bank eröffnen oder z.B. kostenfrei über Kontist. Mein eigenes Geschäftskonto führe ich ebenfalls über Kontist und bin sehr zufrieden damit. Wenn du Lust hast, dass wir uns gegenseitig unterstützen, kannst du über diesen Link ein kostenfreies Konto innerhalb von 10 Minuten bei Kontist eröffnen. 

#4 GRAFIKDESIGN-TOOL CANVA

 

Um deine Sichtbarkeit zu erhöhen, kann dir Social Media eine große Hilfe sein. Mit dem bedienungsfreundlichen Grafikdesign-Tool Canva erstellst du im Handumdrehen Content für deinen Auftritt bei Instagram, Facebook & co..

Canva bietet sowohl eine kostenfreie als auch eine Pro-Variante an, die monatlich bei ca. 11,99 € liegt.

Für den direkten Einstieg reicht die Basic-Version, aber du wirst schnell feststellen, dass die Pro-Variante deutlich mehr Funktionen zu bieten hat, für die sich das Upgrade lohnt. So stehen dir beispielsweise in der kostenpflichtigen Version alle Videos, Grafiken, Fotos und Elemente zur Verfügung.

Außerdem kannst du dir mehrere Farbpaletten für dein eigenes Branding, aber auch für die Zusammenarbeit mit Kund:innen hinterlegen, für die du vielleicht Content erstellst. Zudem kannst du deine Marken-Schriftarten festlegen oder ggf. zusammen mit deinem Logo hochladen.

Meiner Meinung nach ist das Tool eine sehr sinnvolle Investition, die dir viele Nerven spart, im Vergleich zu anderen Grafikdesign-Tools mit weniger Auswahl und/oder einer schwierigeren Benutzeroberfläche.

#5 Planungs-TOOL für social media beiträge

 

Wenn du nun in einem Grafikdesign-Tool deinen Content erstellt hast, nimmt dir ein Planungstool die leidvolle Aufgabe ab, deine Beiträge zu einer speziellen Tageszeit manuell hochzuladen zu müssen. Es bietet sich dafür an, Aufgaben zu bündeln, indem du Content für einen Monat erstellst und im Planungstool vorplanst. Hier kannst du bereits alles notwendige, wie die Grafik, die Bildunterschrift und Hashtags, einfügen. Auch hier gibt es wieder verschiedene Anbieter. Ich nutze hierfür beispielsweise das hauseigene Tool von Facebook, das Facebook Creator Studio.

#6 ZeITERFASSUNGS-TOOL

 

Insbesondere in der Abrechnung auf Stundenbasis ist es in der Zusammenarbeit mit Kund:innen wichtig, dass du deine Zeit trackst. Es lohnt sich aber auch unabhängig von Zusammenarbeiten immer mal wieder konkret nachzuvollziehen, wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nimmt hinsichtlich möglicher Optimierungen deiner Arbeitsabläufe.

Einige Buchhaltungsprogramme haben diese Funktion bereits integriert, sodass du die erfasste Zeit unkompliziert in deine Rechnung übernehmen kannst.

Aber auch außerhalb davon gibt es viele gute und kostenfreie Tracker. Das vor allem von VA’s am häufigsten benutzte und ebenfalls kostenlose Tool ist hierbei Toogl. Du kannst deine Zeiten namentlich Projekten zuordnen und bekommst außerdem monatliche Zusammenfassungen deiner Minuten und Stunden. Diese kannst du bequem als PDF-Datei herunterladen und deiner Rechnung anfügen.

#7 PROJEKTMANAGEMENT-TOOL 

 

Plane deine Projekte und behalte den Überblick mit Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana oder Monday. In Trello kannst du dir z.B. projektbasiert oder für jeden deiner Kund:innen ein Board anlegen und die einzelnen Arbeitsschritte in kleinteilige To-Do’s herunterbrechen, sodass nichts vergessen werden kann. Gemeinsam könnt ihr daraufhin auf das Board zugreifen und die erledigten Aufgaben abhaken. So hat jedes Board-Mitglied zu jeder Zeit eine Übersicht über den Status der To-Do’s. Trello ist zudem in der Basisversion kostenfrei.

#8 PASSWORT-MANAGER

 

Mithilfe von Passwort-Managern wie LastPass können dir deine Kund:innen Passwörter sicher übermitteln und dort verwaltet werden. Auch meine eigenen Passwörter speichere ich allesamt bei dem kostenfreien Anbieter LastPass und kann dir das Tool daher nur wärmstens empfehlen. 

#9 CLOUD SERVICE

 

In deinem Werkzeugkasten darf auch eine Cloud definitiv nicht fehlen. Gängige Anbieter sind hier z.B. Google Drive, Dropbox oder OneDrive.

Ich persönlich nutze sehr gerne Google Drive.

Dort hast du in der kostenlosen Version 15 GB frei und kannst anschließend kostenpflichtige Upgrades für weiteren Speicherplatz buchen. Der Upload in eine Cloud ist einerseits vorteilhaft, damit dein PC-Speicher nicht so belegt wird, andererseits aber auch, um easy Dokumente mit deinen Kund:innen zu teilen.

#10 DEINE WEBSITE

 

Wenn du bereits fortgeschrittener bist und dir die Basics nach und nach aufgebaut hast, empfehle ich dir über eine eigene Website nachzudenken. Zunächst kannst du dir dann überlegen, welchen Hoster du nutzen möchtest und die Verfügbarkeit deiner Wunsch-Domain prüfen. Wenn du diese Fragen für dich geklärt hast, kannst du dir eine Website beispielsweise über WordPress erstellen. Das wäre auch immer das, was ich dir wirklich empfehlen würde.

Es gibt alternativ auch verschiedene Baukastensysteme, aber WordPress bietet in meinen Augen deutlich mehr Möglichkeiten. Im Vergleich dazu wirst du bei Baukastensystemen ab einem bestimmten Punkt in deiner Umsetzung eingeschränkt sein. Insbesondere, wenn du perspektivisch in der Zukunft Download-Produkte anbieten möchtest, ist WordPress für mich die allererste Wahl. Deshalb empfehle ich dir bereits von Anfang an hiermit zu arbeiten, um dir später unnötigen Aufwand zu ersparen.

Fazit: Alle 10 Tipps zusammengefasst

  1. Ausstattung 
  2. Videokonferenz z.B. Zoom
  3. Buchhaltungsprogramm und Geschäftskonto z.B. Lexware und Kontist
  4. Grafikdesign-Tool z.B. Canva
  5. Planungstool z.B. Facebook Creator Studio
  6. Zeiterfassungs-Tool z.B. Toggl
  7. Projektmanagement-Tool z.B. Trello
  8. Passwort-Manager z.B. LastPass
  9. Cloud-Service z.B. Google Drive
  10. Deine eigene Website z.B. über WordPress

Das waren nun meine Top 10 Tools, die sich für mich über die Jahre bewährt haben. Ich hoffe, ich konnte dir einige Anreize für deine Must Haves für deinen Start als Virtuelle Assistenz geben.

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